Céges rendezvény szervezés checklist — 20 pontos lista szervezőknek

Céges rendezvényt szervez? Összeszedtük a 20 legfontosabb ellenőrzőpontot, hogy semmi ne maradjon ki.

Lényeg dióhéjban:
- 3 hónappal előtte: cél, költségvetés, helyszínválasztás.
- 6–8 héttel előtte: meghívók, catering, technikai felszerelés.
- 2–3 héttel előtte: hostess briefing, ülésrend, helyszínrajz.
- Esemény után 24 órán belül küldj köszönő emailt a résztvevőknek.

3 hónappal az esemény előtt
1. Határozd meg a rendezvény célját és célközönségét. 2. Állítsd össze a költségvetést. 3. Válaszd ki a helyszínt. 4. Foglald le a dátumot. 5. Kezdd el a személyzet foglalását (hostess, technikus, catering).

6-8 héttel az esemény előtt
6. Küld ki a meghívókat. 7. Tervezd meg a programot részletesen. 8. Egyeztess a cateringgel a menüről. 9. Rendeld meg a dekorációt és a technikai felszerelést. 10. Készítsd el a regisztrációs rendszert.

2-3 héttel az esemény előtt
11. Tartsd meg a hostess briefinget — tippek a briefinghez. 12. Véglegesítsd a létszámot és az ülésrendet. 13. Ellenőrizd a technikai berendezéseket. 14. Készíts helyszínrajzot a csapatnak. 15. Erősítsd meg a foglalásokat (helyszín, catering, személyzet).

Az esemény napján
16. Érkezz 2 órával a kezdés előtt. 17. Tarts rövid helyszíni briefinget a csapatnak. 18. Ellenőrizd a regisztrációs pontot, a technikai berendezéseket és a catering felállást. 19. Delegálj egy kontaktszemélyt a személyzet felé. 20. Készíts fotókat és dokumentáld az eseményt.

Az esemény után
Küldj köszönő e-mailt a résztvevőknek 24 órán belül. Készíts összefoglalót a csapatnak és az ügyfélnek. Adj visszajelzést a hostess ügynökségnek a teljesítményről. Értékeld, mi működött jól és mit csinálnál másként. Nézze meg esettanulmányainkat inspirációnak!