Konferencia regisztráció — hogyan legyen gyors és hatékony?

A regisztráció az első élmény, amit a vendégek kapnak. Ha itt 20 percet kell állniuk, az egész konferencia negatívan indul.

Lényeg dióhéjban:
- Cél: maximum 60 másodperc átfutási idő vendégenként.
- 1 regisztrációs pont = 60–80 vendég/óra kapacitás.
- Tablet alapú regisztráció 2-3x gyorsabb, mint a papír.
- Külön regisztrációs pont a VIP vendégeknek és speciális eseteknek.

Miért kritikus a regisztrációs élmény?
A regisztráció a konferencia első érintkezési pontja. Ha a vendégek 5 percnél többet várakoznak, frusztráltak lesznek — és ez az egész eseményre rányomja a bélyegét. A célunk: maximum 60 másodperc/vendég átfutási idő. Tapasztalt konferencia hostessekkel ez reális cél.

Hány regisztrációs pont kell?
Ökölszabály: 1 regisztrációs pont (1 hostess) = 60-80 vendég/óra. Ha 300 vendéget vársz és 30 perc alatt le akarod bonyolítani a regisztrációt, minimum 6 párhuzamos pontra van szükséged. Nemzetközi konferenciáknál legyen legalább 1-2 angol nyelvű dedikált pont.

Digitális vs. papír regisztráció
A tablet alapú regisztráció 2-3x gyorsabb, mint a papír alapú. A hostess beírja a nevet, a rendszer kikeresi, a névkártya azonnal nyomtatódik. A Flare Hostess csapata tapasztalt a legtöbb regisztrációs platformmal (Eventbrite, Cvent, saját rendszerek). Papír alapú regisztrációt csak utolsó megoldásként javasoljuk.

Helyszíni elrendezés
A regisztrációs pontokat a bejáratnál, jól látható helyen kell felállítani. Használj asztali táblákat a betűrend szerinti elosztáshoz (A-K, L-Z). Külön pont a VIP vendégeknek, külön a sajtónak. A hostessek mögött legyen elegendő hely a névkártyáknak, csomagoknak és a technikai felszerelésnek.

Váratlan helyzetek kezelése
Mindig lesznek vendégek, akik nem regisztráltak előre, rossz névre szól a meghívójuk, vagy elveszítették a belépőjüket. Ezekre készülj: legyen egy-egy dedikált hostess a speciális esetekre, hogy ne lassítsa le a fő regisztrációs sort.

A Flare Hostess regisztrációs tapasztalata
50 fős szemináriumtól 800 fős nemzetközi kongresszusig bármilyen méretű regisztrációt kezelünk. Nézze meg a korábbi projektjeinket, ahol a regisztrációs átfutási időt 45 másodperc alá szorítottuk. Kérjen ajánlatot a következő konferenciájára!